بهره ­وری چیست ؟

بهره­وری به معنی به­دست آوردن حداکثر سود با به کارگیری بهینه از استعداد و توانایی نیروی انسانی، زمین، ماشین، سرمایه، امکانات، زمان و … به منظور پیشرفت و ارتقا می باشد. باید نتیجه بهره برداری به نسبت از نتیجه کارکرد بیشتر باشد. سازمان ها و شرکت ها به دنبال افرادی هستند که بتوانند به صورت بهینه از انرژی و مهارت های خود استفاده کرده و بهترین نتیجه را ارائه دهند. این شیوه در هر حوزه کاری باعث می شود شما به عنوان رهبر و کارآفرین بتوانید هم روی یادگیری و آموزش نیروی خود سرمایه گذاری کنید و هم روی نتیجه کاری که در سیستم شما به جا می گذارد.

تمامی افراد می توانند این عملکرد را در خود تقویت کنند، بدون اینکه از انرژی و توانمندی آنها کاسته شود. در ادامه این مقاله به بالابردن بهره وری در کارها می پردازیم.

• راهکارهای افزایش بهره وری در کارها

• از قانون دو دقیقه استفاده کنید
• باید، بهتر است، می خواهم
• روش GDT
• روش لیست نبایدها
• ماتریس آیزنهاور

• از قانون دو دقیقه استفاده کنید

کارهای روزمره ما شامل کارهایی با زمانبندی زیاد و کوتاه است. کارهایی با زمانبندی طولانی را می توانید به صورت الویت بندی های خود بین کارهای خود در طول روز پخش کنید. اما در مورد کارهایی که در زمان کوتاه قابل انجام است شما می توانید برای خود چالش بسازید. به عنوان مثال شستن تعداد کمی از ظرف ها در دودقیقه قابل انجام است و شما می توانید آنها را کم کم از زمانبندی زیاد به کم برسانید. مثل یک مسابقه است که تنها شرکت کننده آن خود شما هستید.

اینکه چرا این قانون به شما کمک می کند، تاثیری است که در ضمیر ناخودآگاه شما خواهد گذاشت. با این تمرین می توانید از تعویق انداختن کارها جلوگیری کنید. تاثیر دیگیری که دارد حس فوق العاده ای است که از به پایان رساندن کارهاست. به شما حس موفقیت و پویایی خواهد داد. مهم ترین تاثیر آن عادت به پایان رساندن کارهاست که در شما عمیقا پایه ریزی خواهد شد.

شما برای ساختن عادت های جدید از این قانون می توانید استفاده کنید. پایبندی به عادت های جدید بسیار سخت است. اگر با انجام کارهای تکراری و به صورت کوچک این عادت را در خود بسازید قطعا ماندگار و همیشگی خواهد بود. دلیل این تئوری این است که ذهن و مغز شما کارهای سخت را پس خواهد زد و از انجام آنها سرباز خواهد کرد. اما این قانون به دلیل پایین آوردن زمان انجام کارها و آسان کردن آن به شما کمک شایانی در ساختن عادت مثبت به پایان رساندن کارها خواهد کرد.

اگر در انجام این قانون دچار سردرگمی و چالش هستید، می توانید تنها با چند عادت پیشنهادی یا مشابه آن شروع کنید. هرشب فقط دو دقیقه کتاب بخوانید. مهم نیست چند صفحه با یک تایمر می توانید به مدت دو دقیقه کتاب بخوانید. با یک تیر دو نشان خواهید زد. هم مطالعه کتاب و هم تربیت ناخودآگاه خود.

ایجاد تداوم و آمادگی ذهنی به شما در انجام بقیه کارها کمک خواهد کرد. شاید اوایل استفاده از این قانون بسیار بی فایده باشد اما فراموش نکنید این قانون از تئوری اثر مرکب پیروی می کند و قظعا نتایج آن شما را به موفقیت های جدید خواهند رساند.

• باید، بهتر است، می خواهم

اگر با اسم این روش جدید غریبه هستید، باید به شما بگویم که یکی از کاربردی ترین روش های افزایش بهره وری پیش رو شماست. این روش به درد افرادی می خورد که تارگت های هفتگی و روزانه دارند. البته که وجود این تارگت در رسیدن به اهداف بلند مدت هم کمک خواهد کرد.

نحوه استفاده از این روش به این صورت است که باید از شروع روز کارها با دسته بندی فوق بنویسید : ابتدا از دسته باید شروع می کنیم. یعنی کارهایی که باید حتما در این روز انجام شود و نباید با هیچ بهانه و دلیلی به تعویق بیفتند.

بخش دوم بخش بهتر است. در این بخش کارهایی را انجام می دهید که بهتر است آنها را در همین روز انجام دهید و هیچ محدودیت زمانی ندارند. موعد آن می تواند نزدیک یا دور باشد. بخش آخر بخش می خواهم است. در این دسته بندی کارهایی است که می خواهید برای شخص خودتان انجام دهید و شفاف است هیچ ابهامی ندارد.

• روش GDT

اگر در حین انجام کار دچار فراموشی می شوید این روش مخصوص شماست. امکان دارد به شما کارهای زیادی محول شود اما شما برای انجام آن ها دچار سردرگمی و فراموشی می شوید. اولین و مهم ترین کاری که باید بکنید این است که آنها در همان لحظه که در ذهن شماست بنویسید و یک لیست تهیه کنید. هرکار جدیدی هم به شما محول شد باید آنها را به لیست خود اضافه کنید. اگر کاری در توانایی شما نیست و غیرممکن است که انجام شود آن را از لیست حذف کنید. حال نوبت کارهای باقی مانده است که باید براساس دسته بندی زیر پیش ببرید. ابتدا کارهایی که در کمتر از دودقیقه قابل انجام است را در الویت بگذارید.

سپس سراغ کارهایی بروید که زمانبندی بیشتری لازم دارند و حتی قابل واگذاری به فردی دیگر است که آن کار را بهتر و سریع تر از شما انجام می دهد. فراموش نکنید باید همان لحظه آن را واگذار کنید و درنگ نکنید؛ زیرا شما دچار فراموشی خواهید شد. حال نوبت به کارهایی می رسد که تاریخ یا زمان مشخصی دارند. شما دارای یک بازه زمانی هستید که این بازه به شما در انجام بهتر آن کمک خواهد کرد. اما راهکار این است که باید آن را در تقویمی که همیشه جلوی دید شماست، یادداشت شود. در آخر سراغ کارهایی بروید در هیچ کدام از دسته بندی های قبلی نیست. برای این بخش باید آنها را الویت بندی کرده و هرهفته بازنگری کنید. سپس تک تک آنها را انجام دهید و از انجام شدن آن اطمینان حاصل کنید.

• روش لیست نبایدها

این بخش به درد افرادی می خورد که در حین انجام کارها به راحتی دچار عدم تمرکز و حواس پرتی می شوند. همیشه الویت را به کارهایی می دهند که هیچ کمکی به پیشرفت آنها نخواهد کرد. این افراد باید حتما قبل از تغییر مسیر خود به بازبینی سابقه خود بپردازند. باید لیستی از کارهایی که در ماه های قبلی انجام داده اند، تهیه کنند. سپس به نتایج و اثراتی که برایشان داشته است بپردازند. در این مرحله باید عادت هایی که مفید نبوده و وقت گرانبهای آنها را تلف کرده است را شناسایی کنند. سپس در بین کارهای خود سراغ کارهایی بروند که نباید به انجام آنها ” بله “می گفتند. بعد از پیدا کردن این دو دسته کار در سابقه خود باید لیست کنونی خود را به این روش تغییر دهند.

کارهایی که در لیست جدید است باید دارای چهار ویژگی باشند :

1. به شما ارزشی اضافه می کند. کاری که شما آن را به صورت روزانه و هفتگی انجام می دهید باید به شخصیت و مهارت های شما ارزش جدیدی اضافه کند تا ارتقا را در زندگی و کار خود ببینید.
2. با توجه به استعداد و توانمندی شما باید در راستای مهارت های شما باشد. نباید به فردی تبدیل شوید که همه کاره هیچ کاره باشید. اینکه همه مهارتی را انجام دهید ولی در نهایت در هیچ حوزه ای متخصص نباشید برای شما گران تمام خواهد شد.
3. در نتیجه در شما عادت مثبت و کارآمدی می سازد. این که کارهای شما قرار است به صورت موثر در ذهن و زندگی شما عادتی بسازد که برای شما مثبا باشد و برای ادامه مسیر به شما انگیزه و اطمینان خاطر دهد مهم است.
4. بیش از اندازه انرژی بر نباشد. کارهای شما نباید باعث هدر رفت انرژی شما شود. انرژی و زمان شما مهم ترین سرمایه و دارایی شما هستند.

باتوجه به ویژگی های فوق باید لیست شما دارای کارهایی با ویژگی فوق باشد. هرکدام که دارای ویژگی هایی بودند که برخلاف این ویژگی هاست آنها را سریعا حذف یا جایگزین کنید.

• ماتریس آیزنهاور

آخرین روش مخصوص افرادی که می توانند لیست مناسبی از کارهای خود داشته باشند اما در الویت بندی این لیست همیشه دچار مشکل هستند. برای این دسته از افراد باید کارها را به گروهای متفاوت در نظر گرفته شده است. لیستی که در اختیار دارید باید به گروه های زیر تقسیم کنید:

1. کارهای مهم و فوری :کارهایی که باید همین الان و سریع انجام شود. این کارها اولین الویت را در لیست دارند.
2. کارهای مهم و غیرفوری : برای این دسته از کارها باید برنامه ریزی کنید. آنها را به قسمت های کوچک تر تقسیم کنید تا بتوانید به صورت کامل آنها را انجام دهید.
3. کارهای غیرمهم و غیرفوری : می توانید به مدت محدود یا به صورت کامل آنها را از لیست خود حذف کنید.
4. کارهای غیرمهم و فوری : برای این گروه از کارها هم می توانید سریعا آنها را واگذار کنید و هم می توانید با مشخص کردن یک تاریخ مشخص آنها را انجام دهید.

سخن پایانی

با توجه به روش های ذکر شده می توانید موقعیت اصلی خود را مشخص کرده و سپس برای برنامه ریزی و الویت بندی کارها اقدام کنید. اول ضعف  خود را تشخیص دهید و سپس به اصلاح بپردازید. اینکه بتوانید راهکار مناسب پیدا کنید و بهره وری خود را بالا ببرید هم می توانید به تارگت های کاری برسید و هم به اهداف شخصی خود در زندگی.